青海慶華集團已于2009年2月23日通過(guò)質(zhì)量管理體系認證，并經(jīng)過(guò)了連續兩年的監督審核。然而，體系文件的管理總是不能滿(mǎn)足標準4.2.3條款的要求，更不能滿(mǎn)足企業(yè)管理的要求和生產(chǎn)安全管理的要求。尤其是各類(lèi)《管理制度》、《操作規程》和《考核標準》，由于現有辦公自動(dòng)化系統的不完善，無(wú)法實(shí)施動(dòng)態(tài)管理（及時(shí)更新），且大量消耗紙張，文件管理難度大。
　　“文件控制”是指對各類(lèi)文件（包括行政文件）和體系運行所需的其他文件的編寫(xiě)、批準、評審、會(huì )簽、修改、狀態(tài)標識，打印、復制、下載、上傳和閱讀使用等權限進(jìn)行控制。同時(shí)，還要對文件的發(fā)放范圍、使用權限、再批準、回收、作廢和外來(lái)文件（主要指法律法規）實(shí)施有效管理。
　　集團公司各部門(mén)和各生產(chǎn)單位的文件（主要是管理制度），基本上是打印的紙質(zhì)文件，因此，存在以下弊端：
　　1、消耗大量紙張，文件統一管理的難度大，使用和查閱十分不便。由于得不到適用的文件，很難做到“有章可循”；
　　2、紙質(zhì)文件的格式、結構、字體和字號等難以統一，各自為陣，五花八門(mén)；
　　3、部門(mén)之間重復發(fā)文，同類(lèi)文件混合使用，難以做到文件的一致性、充分性和適宜性；
　　4、文件的修改和會(huì )簽難度大，多部門(mén)、多個(gè)領(lǐng)導會(huì )簽時(shí)，由于人員難以集中耗費時(shí)間長(cháng)。尤其是合同的流轉審簽，常常延誤時(shí)間；
　　5、因人員的調動(dòng)、轉崗和離職，造成行政文件“朝令夕改”；
　　6、文件的使用權限、發(fā)放范圍無(wú)法控制，文件流失嚴重。尤其是人員辭職和調動(dòng)時(shí)，紙質(zhì)文件不便于收回；
　　7、文件修改不方便，難以做到文件的動(dòng)態(tài)管理和有效性控制，而且修改文件過(guò)程中，浪費紙張嚴重；
　　8、作廢文件收回難度大或根本收不回，導致新舊文件同時(shí)使用，文件的一致性和有效性無(wú)法保證；
　　9、文件的保密性差，很容易泄露需要小范圍使用和需要保密的文件；
　　10、紙質(zhì)文件和現有電子版文件的管理，易造成部門(mén)和單位之間的文件相互抄襲，很難做到文件的有效性和適宜性，可操作性難以保證；
　　11、隨著(zhù)全面預算管理工作和績(jì)效考核工作的開(kāi)展，紙質(zhì)文件易導致經(jīng)營(yíng)性報表和財務(wù)數據無(wú)法保密；
　　12、紙質(zhì)文件使生產(chǎn)統計數據和績(jì)效考核結果無(wú)法做到數據不被修改。
　　綜上所述，紙質(zhì)文件存在諸多弊端，嚴重阻礙著(zhù)辦公自動(dòng)化的實(shí)現，降低了工作效率。采用“EIP”軟件，不但費力費時(shí)，而且需要大量投資。因此，對現有“OA”中的“文件管理系統”進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)和利用，發(fā)揮該軟件的功能，可基本解決體系文件和行政文件管理工作中存在的問(wèn)題。
據了解，開(kāi)發(fā)現有“OA”中的“文件管理系統”，總費用可控制在5萬(wàn)元以?xún)然蚋停ù藘r(jià)格非開(kāi)發(fā)商提供）。
　　現有“OA”中的“文件管理系統”開(kāi)發(fā)完成后，體系文件和行政文件以及經(jīng)濟合同可方便地在“OA”上實(shí)現以下控制：
　　1、文件（包括合同）的會(huì )簽、審批和流轉可在局域網(wǎng)“OA”上完成。領(lǐng)導出差在外時(shí)，也可以實(shí)現網(wǎng)上電子簽名，可快捷地完成文件的審批和經(jīng)營(yíng)合同等重要文件的審簽，節約時(shí)間；
　　2、各單位的文件編制、評審、批準、發(fā)放、修改和受控，可由授權的文控員實(shí)現控制；
　　3、文件發(fā)放和使用權限的審批，由企管辦（組）和文件制定部門(mén)共同確定，填寫(xiě)電子版《文件發(fā)放和使用權限的審批表》，在“OA”上完成電子簽名審批后，由企管辦（組）文控員打開(kāi)文件使用權限，供文件使用部門(mén)和相關(guān)人員使用。文件的使用權限須得到授權領(lǐng)導批準后，企管辦（組）文控員才能授權相關(guān)人員使用；
　　4、文件的修改，由文件的原制定部門(mén)經(jīng)評審后填寫(xiě)電子版的《文件修改申請表》，經(jīng)管理者代表或體系負責人批準后，由生產(chǎn)單位企管辦（組）文控員打開(kāi)部門(mén)文件修改權限，部門(mén)修改后上傳企管辦（組）文控員，由企管辦（組）在文件的會(huì )簽批準頁(yè)上完成文件的會(huì )簽（電子簽名）后，打上試行標記發(fā)布試行一個(gè)月，期間無(wú)修改意見(jiàn)時(shí)，在文件的會(huì )簽批準頁(yè)上加蓋受控印章后實(shí)行；
　　5、文件作廢時(shí)，由原文件制定部門(mén)或企管辦（組）填寫(xiě)電子版的《作廢文件清單》，經(jīng)管理者代表或體系負責人電子簽名批準后，由企管辦（組）文控員移除到“作廢文件”夾中存檔。存檔的作廢文件定期由企管辦（組）文控員刪除；
　　6、文件的版本和版次，執行《文件控制程序》中規定，一律在文件的頁(yè)眉右側按“×版本 第××次修改”標識；
　　7、各單位應不斷識別與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規和其他適用的法律法規，除部門(mén)必須保存的部分電子版文件和清單外，全部由企管辦（組）在“OA”上發(fā)布，以便法律法規資源共享；
　　8、“文件管理系統”開(kāi)發(fā)完成后，各單位的受控文件，需經(jīng)授權的體系負責人批準，由文控員開(kāi)通閱讀使用權限后，方可閱讀和使用。未授權的人員將無(wú)法或無(wú)權限進(jìn)行修改、下載、打印、復制、拷貝、上傳等操作或閱讀使用，文件的一致性和保密性將得到控制；
　　9、單位和部門(mén)之間的《工作聯(lián)系單》、《采購申報表》等也可以完成電子簽名審批后，相互傳送；
　　10、集團公司應積極推行無(wú)紙化辦公，確需打印的文件，由辦公室和企管辦（組）制定打印文件范圍的相關(guān)規定，經(jīng)批準后實(shí)施。

     （來(lái)源：青海慶華集團煤化公司  許常寧）