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青海慶華在各廠(chǎng)礦全面推行網(wǎng)絡(luò )化無(wú)紙化辦公

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編輯: 徐焰
發(fā)布時(shí)間: 2012-03-30
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　　 為全面推進(jìn)公司網(wǎng)絡(luò )化、無(wú)紙化、科學(xué)化辦公，規范OA系統公文處理程序、制度審批流程，加快信息化建設步伐， 3月12日至23日，青海慶華組成OA系統實(shí)施項目小組赴烏蘭煤化公司、木里煤礦、格爾木礦業(yè)公司、鋼鐵項目指揮部等地進(jìn)行信息化建設需求調研及信達OA辦公系統培訓演示。此項工作取得了良好的效果，達到了預期目的。

　　截至目前，青海慶華公司公文處理、制度審批會(huì )簽均在OA系統中進(jìn)行，已經(jīng)實(shí)現了網(wǎng)絡(luò )化、無(wú)紙化辦公。各單位干部員工充分利用OA辦公系統辦公，不僅提升了工作效率，優(yōu)化了辦公流程，而且降低了辦公費用。此外項目小組一行還分別對各單位目前使用的OA辦公系統、遠程視頻會(huì )議以及其它信息化項目等應用方面開(kāi)展需求調研，對各單位在信息化建設方面提出的意見(jiàn)和建議認真歸納總結，為下一步繼續深入推進(jìn)青海慶華公司信息化工作奠定了基礎，創(chuàng )造了條件。
　　在烏蘭煤化公司，按照煤化公司的實(shí)際公文處理程序和制度審批流程，項目小組設計煤化公司OA工作流，在測試無(wú)誤后召開(kāi)了煤化公司OA辦公系統演示培訓會(huì )。會(huì )上項目小組詳細演示了煤化公司OA公文處理程序、制度審批流程，將工作流中的關(guān)鍵操作步驟反復操作、演示，以保證流程參與者在OA系統中正確處理文件。同時(shí)，讓與會(huì )人員扮演不同角色現場(chǎng)進(jìn)行模擬訓練，加強其在OA工作流中的每一個(gè)環(huán)節上能夠正確、熟練的操作。會(huì )上煤化公司有關(guān)領(lǐng)導就OA系統中的文件修改方法、如何保留文件的修改痕跡、文件的存取方式、查詢(xún)調閱等問(wèn)題提出了咨詢(xún)，項目小組成員一一給予了解答。
　　在木里煤礦，項目小組就木里煤礦OA公文處理程序、制度審批流程進(jìn)行設計、演示、模擬訓練。項目小組加強與相關(guān)工作人員溝通，將實(shí)際工作流程中不符合規范的環(huán)節進(jìn)行調整后設計新的流程，以保證工作流在OA系統中順暢運行。
　　在格爾木礦業(yè)公司，項目小組對礦業(yè)公司文件審核、流轉等不規范流程進(jìn)行了有效指導。為保證文件或制度內容的質(zhì)量與專(zhuān)業(yè)性，加快文件簽發(fā)速度，項目組建議，“誰(shuí)擬稿，誰(shuí)負責流轉”。確定由擬稿人負責將起草的文件或制度送至各級領(lǐng)導審核、簽發(fā)，辦公室或企管組人員負責文件及制度的印制、分發(fā)，并對流程進(jìn)行設計、測試。
　　在格爾木鋼鐵項目指揮部，按照指揮部提交的收文傳閱單、發(fā)文稿紙、制度審批表及實(shí)際工作流程設計OA工作流，測試正常運行后逐個(gè)進(jìn)行操作演示，指揮部各部門(mén)、科室負責人、工作人員踴躍參加模擬訓練，在每一個(gè)環(huán)節中正確操作，確保了整個(gè)工作流程的順利進(jìn)行。同時(shí)，指揮部提出，由于項目招標頻繁，招標工作涉及的環(huán)節較多，若能在OA上開(kāi)展此項工作將會(huì )節約大量時(shí)間，工作效率也會(huì )提高。另外希望圖紙領(lǐng)用發(fā)放工作也能在OA 系統中實(shí)現。項目小組將根據上述兩項工作的實(shí)際工作程序在OA系統中設計工作流，在測試正常使用后交于指揮部試運行。
　　經(jīng)過(guò)十余天的調研培訓，項目小組取得了可喜的成果。一是通過(guò)此次培訓，使員工對OA系統辦公有了初步的認識與了解，為今后集團信息化建設打下了良好的基礎；二是根據各單位實(shí)際需求，完善了OA系統使用功能；三是加強了實(shí)踐操作，鞏固了培訓成果。
 
               （來(lái)源：青海慶華公司  閆沛霞、朱先民）